Automatisierung mit vtiger CRM

Workflows

Die Automatisierungsfunktionen in vtiger CRM sind unter 'Einstellungen -> CRM Einstellungen -> Automatisierung' zu finden.
In diesem Bereich finden Sie die folgenden Optionen:

• Webforms: Hier können Sie eigene Formulare erstellen und diese direkt auf Ihrer Webseite platzieren.
• Scheduler: In diesem Abschnitt sind alle CronJobs aufgeführt. Sie finden hier auch Informationen darüber, wann ein CronJob zuletzt ausgeführt wurde.
• Liste der Workflows: In dieser Liste finden Sie alle Workflows, die bei bestimmten Bedingungen ausgelöst werden. Genau um diesen Bereich geht es in diesem Blogbeitrag.

Einstellungsmöglichkeiten

Über den Button 'Neuen Workflow' oben rechts können Sie einen neuen Workflow erstellen. Um einen Workflow zu bearbeiten, klicken Sie einfach direkt auf den Workflow.

Einstellungsmöglichkeiten:

• Target-Modul: Hier wählen Sie das Modul aus, in dem Sie den Workflow auslösen möchten.
• Workflow Auslösen bei: Hier stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung: Erstellung, Aktualisierung (einschließlich Erstellung) und Zeitintervall.
  • Erstellt: Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein Eintrag erstellt wird.
  • Aktualisierung (inkl. Erstellung): Der Workflow wird ausgelöst, sobald ein Eintrag bearbeitet wird. Dieser Workflow wird auch ausgelöst, wenn ein Eintrag erstellt wird.
  • Zeitintervall: Der Workflow wird nach einem festgelegten Zeitintervall ausgelöst, das Sie auswählen können. Die verfügbaren Optionen sind: stündlich, täglich, wöchentlich, zu einem bestimmten Datum, monatlich nach Datum und jährlich.

Bei 'Aktualisierung (inkl. Erstellung)' muss außerdem die 'Wiederholung' eingestellt werden. Unter 'Wiederholung' können Sie festlegen, ob der Workflow jedes Mal ausgelöst werden soll, wenn die Bedingungen erfüllt werden, oder nur einmal beim ersten Erfüllen der Bedingungen.

Bedingungen

Hier können Sie einstellen, unter welchen Bedingungen der Workflow ausgelöst wird.
Zum Beispiel, wenn Sie möchten, dass der Teamleiter immer eine E-Mail erhält, wenn sich eine bestimmte Organisation ändert, können Sie hier 'Organisation ist [ORGANISATIONSNAME]' als Bedingung einstellen.

Aktionen

Hier können Sie die Aktionen festlegen und sogar mehrere Aktionen gleichzeitig auslösen lassen.

Bei den Aktionen haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Mail senden: Hier wird eine E-Mail gesendet.
• Rufe Individualfunktionen auf: Hier können eigene Funktionen ausgeführt werden. Wenn Individualfunktionen existieren, werden diese in der Regel zur Auswahl angeboten.
• Erstelle ToDo: Hier wird eine Aufgabe (ToDo) erstellt.
• Ereignis erstellen: Hier wird ein Ereignis erstellt.
• Felder aktualisieren: Hier können Sie beliebige Felder aktualisieren. Sie können dabei den Raw-Text, das Feld oder Ausdrücke verwenden. Beim Ausdrücken können Sie zum Beispiel Berechnungen durchführen oder bestimmte Informationen aus Feldern zusammenführen.
• Eintrag erstellen: Hier können Sie einen neuen Eintrag erstellen lassen. Zum Beispiel können Sie beim Erstellen eines Lead gleichzeitig eine Aufgabe und ein Ticket erstellen, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.
• SMS-Task: Hiermit können Sie eine SMS versenden.

Nun haben wir alle wichtigen Einstellungsmöglichkeiten für die Automatisierung in vtiger CRM durchgesprochen. Ich hoffe, dass Ihnen diese Informationen bei der Einrichtung Ihrer automatisierten Prozesse weiterhelfen werden.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Automatisierung in vtiger CRM? Dann melden Sie sich gerne bei uns über unsere E-Mail-Adresse kontakt(at)vtiger.de.

Wir arbeiten bereits an unserem nächsten Blogbeitrag, in dem wir die Modul-Einstellungen näher beleuchten werden. Bleiben Sie gespannt und verpassen Sie nicht unsere kommenden Beiträge.